Kenapa perlu mencatat sendiri
Riwayat transaksi di aplikasi bank atau dompet digital memang lengkap, tetapi terpencar dan tidak memuat informasi yang Anda perlukan untuk pajak: nilai invoice asli, nilai rupiah pada tanggal diterima, dan klien mana yang membayar. Catatan sendiri menyatukan semuanya di satu tempat.
Bagi pekerja bebas yang memakai NPPN, pencatatan juga merupakan kewajiban, bukan pilihan. Catatan inilah yang menjadi dasar peredaran bruto di SPT Tahunan. Aturannya kami jelaskan di panduan pajak dari klien luar negeri.
Kolom yang dibutuhkan
Anda tidak perlu perangkat lunak akuntansi. Spreadsheet dengan kolom berikut sudah cukup untuk sebagian besar pekerja lepas.
| Kolom | Contoh isi | Kegunaan |
|---|---|---|
| Tanggal terima | 14 Agustus 2026 | Menentukan tahun pajak dan kurs |
| Nomor invoice | INV-2026-014 | Menghubungkan ke dokumen tagihan |
| Klien & negara | Studio desain, Kanada | Rekap per klien dan per negara |
| Nilai invoice (US$) | US$1.200 | Peredaran bruto dalam dolar |
| Dolar yang tiba | US$1.065 | Melihat potongan sebelum konversi |
| Kurs dipakai | sesuai kebijakan Anda | Konsistensi konversi |
| Nilai rupiah | hasil kali dua kolom di atas | Dasar peredaran bruto rupiah |
| Jalur pembayaran | transfer bank | Mencocokkan dengan mutasi rekening |
| Pajak dipotong luar negeri | jika ada, plus bukti potong | Dasar kredit pajak luar negeri |
Kurs mana yang dipakai untuk mencatat?
Ada beberapa kurs yang beredar: kurs referensi seperti yang kami tampilkan (Rp17.914 per dolar pada 25 September 2026), kurs jual-beli bank, kurs riil yang Anda dapat saat konversi, dan kurs pajak yang ditetapkan Menteri Keuangan setiap minggu. Untuk keperluan pajak, jangan asal memilih yang paling menguntungkan. Tanyakan ke kantor pajak kurs mana yang tepat untuk kasus Anda, lalu pakai secara konsisten sepanjang tahun.
Kurs referensi di situs ini cocok untuk perkiraan dan perencanaan, bukan sebagai kurs resmi pelaporan pajak. Penjelasan sumbernya ada di cara kami menghitung kurs.
Rutinitas mingguan lima belas menit
- Buka mutasi rekening dan saldo dompet digital.
- Untuk setiap dana masuk, isi satu baris di buku catatan dan beri tautan ke file invoice.
- Tandai invoice yang sudah dibayar di daftar tagihan.
- Pindahkan porsi dana pajak ke rekening khusus.
- Periksa invoice yang lewat jatuh tempo dan kirim pengingat bila perlu.
Rutinitas pendek tapi rutin jauh lebih ringan daripada merekonstruksi dua belas bulan transaksi pada bulan Maret.
Menyimpan bukti
- Simpan invoice PDF, bukti transfer, dan bukti potong pajak luar negeri dalam folder per tahun.
- Buat cadangan di dua tempat berbeda, misalnya penyimpanan awan dan diska eksternal.
- Beri nama file dengan pola yang sama, misalnya 2026-08-14_INV-2026-014_klien.pdf.
- UU KUP mewajibkan dokumen dasar pembukuan atau pencatatan disimpan selama sepuluh tahun.
Kesalahan pencatatan yang sering terjadi
- Mencatat saat konversi, bukan saat diterima. Jika dolar disimpan di saldo selama dua bulan, tanggal penerimaan tetap tanggal dana masuk. Konversi yang dilakukan belakangan adalah transaksi terpisah.
- Hanya mencatat angka bersih. Peredaran bruto adalah nilai yang Anda tagih, bukan sisa setelah potongan. Catat keduanya agar biaya terlihat jelas.
- Mencampur uang pribadi dan uang kerja. Transfer dari keluarga atau hasil jual barang pribadi yang masuk ke rekening yang sama bisa membingungkan saat rekap. Beri tanda atau pisahkan rekeningnya.
- Lupa penghasilan kecil. Tip penonton, bonus referal, atau bayaran tugas mikro 5 dolar tetap penghasilan. Nominalnya kecil, tetapi jumlahnya dalam setahun bisa berarti.
- Mengganti-ganti sumber kurs. Pakai satu kebijakan kurs sepanjang tahun agar angka mudah dijelaskan bila ditanya.
Untuk memeriksa nilai rupiah nominal kecil dengan cepat, gunakan tabel US$4–9.
Spreadsheet, aplikasi, atau buku tulis?
Alat terbaik adalah alat yang benar-benar Anda buka setiap minggu. Spreadsheet cocok bagi sebagian besar pekerja lepas karena bisa dijumlahkan otomatis, disaring per klien, dan disalin untuk tahun berikutnya. Aplikasi pembukuan berguna bila transaksi Anda sudah puluhan per bulan atau Anda juga menjual produk. Buku tulis tetap sah, asalkan rapi dan disertai bukti, tetapi merekap setahun secara manual akan memakan waktu.
Apa pun pilihannya, jangan menyimpan catatan hanya di satu perangkat. Ponsel yang hilang atau laptop yang rusak tidak boleh ikut menghapus catatan penghasilan setahun.
Membuat rekap tahunan
Di akhir tahun, jumlahkan kolom nilai rupiah per bulan. Hasilnya adalah peredaran bruto yang Anda laporkan. Rekap per klien juga berguna untuk melihat ketergantungan: jika satu klien menyumbang sebagian besar penghasilan, pertimbangkan menambah klien agar arus kas lebih tahan guncangan. Pembahasannya ada di panduan arus kas. Cara menyusun invoice yang memudahkan pencatatan ada di panduan invoice dolar.